UYGULAMALAR

Proje Döngüsü Yönetimi


ARFEM Proje Danışmanlık Ltd. Şti. proje yönetimi konusunda uzun yıllar tecrübesi olan, projelerin her kademesinde görev almış, projelerin başarılı olma ya da muhtemel başarısızlığa uğrama nedenlerini görev aldığı projelerde “yerinde” öğrenmiş bir ekip tarafından kurulmuştur.


Bu tecrübeler ışığında proje başarısını etkileyen faktörler;


• İyi planlama

• Proje amaçlarının iyi belirlenmiş olması,

• Yeterli düzeyde kurumsal kapasite

• Liderlik

• İnanç ve projenin sahiplenilmesi

• İşini iyi yapan ve motivasyonu yüksek bir proje ekibi

• Proje ortakları arasında iyi ve açık bir işbölümü ve üstlenilen görevlerin yerine getirilmesinde kararlılık

• Ödül – ceza mekanizmasının ve proje kontrolünün bulunması

• Müşterinin proje safhalarına dahil edilmesi


şeklinde sıralanabilir.


Şirket olarak bir projede üzerinde en çok durduğumuz konu; projenin her bir safhası için iyi bir kontrol mekanizmasının oturtulmasıdır. Her safhada, kontrol yoluyla elde edilen geri bildirimlerin projenin o fazına ya da “etki analizi” ile duruma göre projenin önceki fazlarına etki etmesi gerekmektedir. Aynı zamanda bu yapılan hatanın erken farkına varılmasını sağlayarak “zaman” kaybına engel olmaktır. Zamanın satın alınamayan ve geri dönüşü olmayan yapısı düşünüldüğünde şirketimizin proje yönetimi yaklaşımının değeri daha net anlaşılacaktır.


Üzerinde durduğumuz diğer konular ise; müşterinin (şirketimize göre çözüm ortağının) proje safhalarından uzak tutulmaması bizatihi işin sahibi olduğunun sürekli hatırlatılması ve proje sırasında karşılaşılan bir sorunun küçük - büyük şeklinde sınıflandırılmadan her birinin üzerine aynı hassasiyetle üzerine gidilmesi gerekliliğidir.


Proje safhaları en temel anlamda aşağıdaki şekildedir.


Şekil 1. Tipik Proje Döngüsü Yönetimi (Typical Project Cycle Management)

Tipik proje döngüsünde karşılaşılan en büyük problem geri bildirimlerin yeterince tanımlanmaması çoğunlukla göz ardı edilmesi ve projenin başlanıp bitirilen bir süreçmiş gibi düşünülmesidir. Halbuki projelerin belli noktalarında (milestone) değerlendirmeler yapılmalı, buna göre hareket edilmeli gerekiyorsa süreçte geri dönüşler yapılmalıdır.


Bu düşünceler ışığında bu döngüyü aşağıdaki şekilde değerlendirmek daha uygundur.


Şekil 2. Proje Döngüsü Yönetimi (ARFEM Yaklaşımı – ARFEM Approach)

Şirketimizin yaklaşımına göre; proje döngüsünün tasarım, hazırlık, uygulama ve değerlendirme aşamalarında kontroller olmalı ve bu kontroller sonucu elde edilen bulgular değerlendirilerek (etki analizi yapılarak) bir önceki safhaya geri dönüşün gerekip gerekmediği bulunmalıdır. Eğer böyle bir dönüş gerekiyorsa yani hata önceki safhadan kaynaklanıyorsa bu dönüş gerçekleştirilmeli ve sorun giderilmelidir (okların belli adımlarda çift yönlü olmasının sebebi budur). Aksi taktirde küçük bir kar tanesinin oluşturduğu çığ gibi ileriki safhalarda sorun daha da kronikleşecek ve çözümü imkansız hale getirecektir.


Projenin yürütülmesi sırasında müşterinin ilgisini ve kontrolünü sürekli hale getirebilmek için her adım sonucunda üretilen doküman için onay alınması gerekmektedir.


Proje adımlarında oluşan dokümanlar;


• Analiz – Ön Tasarım Dokümanı

• Tasarım – Müşteri Gereksinimleri Dokümanı

• Hazırlık – Alternatif Çözüm Yollar ve Değerlendirme Dokümanı

• Finansman – Finansman Dokümanı

• Uygulama – Uygulama Sonuçları Raporu

• Değerlendirme – Sonuçlar ve Yaygınlaştırma Dokümanı


Anket Çalışması


İlgi bildiriminde bulunduğumuz projenin uygulama safhasında anket çalışması yer alacaktır. Anket çalışması analiz, tasarım sırasında tespit edilmiş müşteri gereksinimlerine göre tasarlanacaktır.


Şirketimizin anket çalışmaları sırasında izlediği aşamalar;


1. Anket sorularının belirlenmesi

2. Anketörlerin seçimi ve eğitilmesi

3. Pilot uygulama ve bu uygulama sonucunda gerekli düzeltme ve düzenlemelerin yapılması

4. Anket formlarının bastırılması

5. Saha uygulaması

6. Ön kontrollerin sahada yapılarak anket formları üzerindeki eksikliklerin yerinde giderilmesi (zaman kaybını önlemek açısından)

7. Anketlerin denekler tarafından doldurulduğunun teyit edilmesi (anketörlerin çalışmasının kontrolü)

8. Editing işlemi (açık uçlu soruların gruplanması)

9. Kodlama

10. Minimum – maksimum ve değer kontrolü

11. Tutarlılık kontrolü

12. Tabloların elde edilmesi

- Marjinal dağılım tabloları

- İki veya üçlü çapraz tablolar

13. Test istatistiklerinin elde edilmesi

- SPSS programı ile istatistik analizlerin yapılarak test istatistiklerinin elde edilmesi

14. Tabloların ve istatistiklerin yorumlanması


şeklinde sıralanabilir.


Anket Çalışma Döngüsü olarak ifade ettiğimiz ve yine içinde tipik anket çalışma adımları ile ARFEM yaklaşımlarını barındıran bu çalışma prensibinde (ki bu prensiplerde sadece ana adımlar gösterilmiştir) en önem verdiğimiz aşama, anketörlerin seçimi ve eğitilmesidir. Anket başarısını etkileyen en önemli faktör olarak gördüğümüz bu aşama üzerinde hassasiyetle durmamızın sebebi anketin uygulanacağı örneklem ile direkt temas halinde bulunacak kişilerin sadece “anketörler” olmasıdır. Anketörlerin etkisi anketin uygulanacağı örneklemin verdiği cevapları etkileyerek sonuçları değiştirebilme şeklinde bile tezahür edebilmektedir. Bu nedenle bu aşama beklenenden uzun sürse bile kesinlikle proje takvimine uyma kaygısıyla aceleye getirilebilecek bir aşama değildir.


Anketörler;


• Kılık kıyafetine önem veren

• Konuşması açık ve anlaşılır olan

• Kurallara riayet edebilen

• Karşısındakine güven veren

• Yönlendirici olmayan

• Anketin amaçlarını anlayan

• Zamanın önemini bilen


kişilerden seçilmelidir. Anketörlerin eğitimi yapılacak pilot uygulama ile desteklenmeli ve pilot uygulama sırasında başarısız bulunan anketörler uygun yeni adaylarla değiştirilmelidir.


Melih Gökçek Bulvarı 1364. Cadde No:11 İVOGSAN-Yenimahalle/ANKARA